Tryg økonomi-kontrol med IT

Byrådet skal inden længe bekræfte de nye regler for økonomistyring, som Økonomiudvalget netop har forhåndsgodkendt. Formålet er, at "udnytte teknologien mere optimalt". Det vil sige, at kontrollen, der hidtil har bestået af to mennesker, fremover reduceres til ét menneske og ét digitalt spor. - Hovedideen er, at det ikke længere er to i forening, der disponerer kommunale midler via attestation og anvisning, men at det er én person, som forestår og godkender en økonomisk disponering. Til gengæld er disponeringen altid registreret elektronisk, hvilket giver grundlag for den fornødne kontrol og sikkerhed, forklarer et enigt Økonomiudvalg, der sidst reviderede reg-lerne i 1998. - Siden da har den teknologiske udvikling medført betydelige ændringer i den daglige håndtering af kommunale midler. Den stærkere vægt på it-systemer og systemernes sammenhæng indgår i det nye økonomisystem, som er under implementering her i 2006. Det nye system vil digitalisere og ændre økonomistyringen væsentligt, meddeler Økonomiudvalget. Udvalget har opbakning til de nye regler fra kommunens bagland, det vil sige chefgruppen og budget- og regnskabsgruppen. Det er ikke oplyst, hvad medarbejderne mener. Også kommunens revisionsfirma bakker reglerne op. - Revisionen anbefaler regulativ for økonomistyring i Hvidovre Kommune som grundlag for den fremtidige økonomistyring og sikring af et trygt og sikkert regnskabsvæsen, meddeler udvalget. Ikke mindre sikkerhed Til Hvidovre Avis fortæller Hvidovre Kommunes Økonomichef Hans Olsen at håndtering af offentlige penge altid skal være så sikker som mulig, og at hidtil har princippet om to i forening været afgørende. - Hermed har det været to personer, hvor den ene attesterer, at det er den rigtige vare, der er kommet, og at den derfor skal betales, og hvor den anden underskrift angiver, at der er penge på kontoen til betalingen, forklarer Olsen. - I fremtiden er der stadig to, som i forening sikrer, at der ikke sker misbrug. Den ene køber ind og sikrer som hidtil, at det er den rigtige vare til aftalt pris, den anden er det elektroniske spor. Det giver ikke mindre sikkerhed, tværtimod, nævner Hans Olsen. Ud over, at den budgetansvarige månedligt følger med i sin økonomi, så skal der også foretages check af de bogføringer og tilhørende fakturaer, som betales. Dette check bliver ifølge Hans Olsen "meget lettere", når fakturaen kommer frem ved et enkelt klik på skærmen, og her ligger den reelle kontrol. - Jeg er sikker på, at det ikke kun er den formelle, aftalte kontrol, der vil finde sted. Netop fordi bilagene er elektroniske, vil ikke bare den budgetansvarlige, men også overordnede forvaltningsafsnit og forvaltninger samt økonomisk forvaltning og direktørerne interessere sig for de detaljer, som nu er meget let tilgængelige. Og hvis der er uventede afvigelser, så bliver alle nysgerrige, forklarer Hans Olsen. I det nuværende system er der ikke en sådan let adgang til bilagene, og elektronikken skal derfor give "en bedre udnyttelse af vores tid". - Den stigende digitalisering medfører, at bogføringen bliver mere sikker, at betalinger foregår på en sikker måde, og at kontrollerne kan udføres i flere led, end det er kendt i det nuværende system. Der er altså ikke tale om et lavere kontrolniveau, tværtimod. Kommunen moderniserer, indfører elektroniske processer og rationaliserer, sådan som det sker overalt i virksomheder og kommuner, slutter Hans Olsen. terf